Andreas er Cloud Architect i Cloudworks og Okta Technical Champion. Han hjelper kunder på deres digitale identitetsreise ved å designe og implementere komplekse IAM-løsninger. Disse er i stor grad automatiserte for å oppnå mest mulig innvirkning med minimal brukerfriksjon.
Dette er en teknisk beskrivelse i en serie om Okta Workflows
DEL 1: INTRODUKSJON TIL CONNECTORS FOR BRUKERGRENSESNITT
1. Okta Workflows
Uten Okta Workflows måtte oppgaver og prosesser i Okta bli håndtert manuelt. Forsinkelser og økt grad av feil grunnet den menneskelige faktoren ville blitt en naturlig konsekvens.
Ingen innebygde funksjoner for menneskelige interaksjoner
Med ordet “workflow” kan det oppstå misforståelser om at Okta Workflows ikke bare kan brukes til automatisering, men også for aktiviteter med menneskelige interaksjoner. Noen workflow-motorer som eksempelvis ServiceNow, er designet for nettopp dette formålet og tilbyr det out-of-the-box.
Dette kan være workflows brukt til godkjenning, eller tilfeller der man trenger ekstra informasjon fra et menneske – som for eksempel en workflow for å opprette brukere som krever at en person fyller ut spesifikke felter før kontoen kan opprettes.
Bruker kundenes brukergrensesnitt for automatiseringen
Selv om Okta Workflows ikke har innebygde funksjoner for menneskelige interaksjoner, kan de likevel fungere for slike oppgaver også.
Forskjellen er at Okta Workflows tar utgangspunkt i det Okta-kunden allerede bruker internt i sin organisasjon som brukergrensesnitt for automatiseringen. Til det har Okta forhåndskonfigurert et bredt spekter av Connectors som lar deg enkelt samhandle med et brukergrensesnitt mens du bygger automatiseringen med Okta Workflows.
Klassiske service desk-verktøy som Jira, Zendesk eller ServiceNow, og standard samarbeidsverktøy som Slack, Office 365 eller Gmail kan også brukes til dette.
2. Connectors for service management
Service management-verktøy som ServiceNow, Jira Service Desk eller Zendesk inneholder alltid en eller annen form for system for innkomne henvendelser, eller andre mekanismer der et element opprettes og vedlikeholdes for hver enkelt serviceforespørsel. Det vil bli løst eller lukket når forespørselen er oppfylt.
Okta's connectors for service management-verktøy tilbyr alltid hendelseskort for å fange opp når disse elementene blir opprettet eller endret. Med det kan en Okta Workflow utløses basert på endringer i verktøyet, uten noen form for konfigurasjon eller tilpasning der.¹
Figur 1 - Eksempel Jira Service Desk hendelseskort
Alternativene for hendelseskort varierer noe, basert på hvordan endepunktet administrerer disse henvendelsene og hvordan den normale flyten er definert. Det er imidlertid alltid mulig å opprette og oppdatere en hendelse – på samme måte som med hendelseskortene. Da kan det dukke opp noen flere kort, som “closing”, hvis det er et annen API-kall i verktøyet.
Den fulle dokumentasjonen for connectors med alle tilgjengelige kort, finnes i Okta's dokumentasjon.
IT Service Management (ITSM)-verktøy har ofte sine egne alternativer for å sette og utløse utenfor API-endepunkter. Denne artikkelen beskriver kun alternativene som er tilgjengelige med Okta og krever minst mulig innsats i verktøyene. Avhengig av brukstilfelle og miljø kan det også være et nyttig alternativ å ha Okta Workflow konfigurert med en API-hendelsesutløser og kalle API-endepunktet fra ITSM-verktøyet.
¹ Bortsett fra oppsettet av tilkoblingen til endepunktet. Vanligvis kreves det kun en bruker med tilstrekkelige tillatelser.
3. Connectors for samhandling
Dersom det ikke finnes et tilgjengelig ITSM-verktøy eller om kundens krav krever en annen metode for brukerinteraksjon for workflowen, kan connectors for samhandling som Slack eller Office 365 brukes.
Hvis vi bruker Slack som eksempel, så kan hendelseskortene igjen overvåke og utløse en workflow basert på en ny melding i en kanal:
Figur 2 - Eksempel på hendelseskort for Slack Connector
Og her igjen er de samme alternativene tilgjengelige på hendeleskortet. Vi kan sende meldinger til kanaler eller direkte til sluttbrukere for å informere eller be om bestemte handlinger.
4. Konklusjon
For å komme tilbake til innledningen, så har ikke Okta Workflows innebygde alternativer for menneskelig interaksjon eller brukergrensesnitt. Det betyr likevel ikke at de ikke kan håndtere slike brukstilfeller, eller at det ikke finnes alternativer som er enkle å integrere med systemer for brukergrensesnitt.
Etter å ha jobbet med Okta Workflows en stund ser jeg på dette mer som en fordel enn en ulempe. Ja, det kan være tilfeller der jeg skulle hatt et dashbord hvor den forespurte personen kan godkjenne/avslå eller justere workflowen. Men sett ut fra et brukerperspektiv er nok ikke dette alltid det foretrukne alternativet, da det kun legger til et nytt dashbord/brukergrensesnitt for brukerne.
Å begrense antallet systemer brukerne må ta i bruk og samhandle med hver dag er essensielt i et vellykket IT-miljø. Det krever mindre tid til opplæring og brukerstøtte, og det minimerer tiden workflowen venter på en respons - i tillegg til ventetiden for den som forespør.
Lære mer? Les del 2 om ServiceNow connector
I denne artikkelen vil du lære hvordan du bruker ServiceNow sitt brukergrensesnitt for brukerinteraksjon, ved å bygge en workflow med ServiceNow connector i Okta Workflows.
→ Slik bruker du ServiceNow som brukergrensesnitt med Okta Workflows