Riihimäki ønsket en tidsriktig løsning
Med et intranett som var utdatert og mangel på andre kommunikasjonsløsninger, hadde kommunen Riihimäki behov for et nytt verktøy. Workplace from Meta ble valgt da de ønsket en tidsriktig løsning som også ga rom for toveiskommunikasjon.
Cloudworks som samarbeidspartner
I tillegg til vårt nære samarbeid med Meta, ble Cloudworks valgt som samarbeidspartner grunnet vår brede erfaring fra implementeringer av verktøyet både i ulike land og også i offentlig sektor.
Digitalt samarbeid på tvers av landegrenser
Kommunen opprettet en prosjektgruppe bestående av HR, kommunikasjon og IT. Grunnet stengte landegrenser i forbindelse med koronasituasjonen, ble alt samarbeid mellom Cloudworks og prosjektgruppen gjennomført digitalt.
Selv om vi foretrekker å møte prosjektgruppen fysisk, har vi gjennomført flere implementeringer digitalt. Man kommer langt med gode verktøy for samarbeid og en god porsjon engasjement fra alle prosjektdeltagere.
Gjennom jevnlige videomøter gikk vi gjennom alle kriteriene som måtte være på plass før implementeringen skulle settes i gang. I tillegg hadde vi også en felles arbeidsgruppe på Workplace der daglige spørsmål ble besvart av teknisk og organisatorisk art.
Les også: Slik revolusjonerte Elkjøp intern kommunikasjon og samhandling med Workplace.
Pioner innen samhandling
Vi startet med en pilot på rundt 200 ansatte, og en god gruppestruktur ble utarbeidet på bakgrunn av ønskene som kom frem.
Det er ikke uvanlig at det må gjøres en ryddejobb i brukerkatalogen til en bedrift før implementeringen av et nytt system, og Cloudworks bisto i arbeidet med å få dette på plass for Riihimäki.
Dermed lå alt til rette for utrulling av Workplace for resten av kommunens ansatte, og Riihimäki er nå pioner på samhandling innen offentlig sektor i Finland.
Workplace from Meta har vært et viktig verktøy for å spre informasjon under pandemien. Det har også gjort det enklere for de ansatte å få tak i ressurser på tvers av kommunen spesielt i en krevende situasjon med mange på hjemmekontor.
Foto: Prosjektteamet i kommunen Katja Törrönen, Mia Miettinen, Markku Anttila sammen med Thea Angelo og Rikard Strand i Cloudworks.
