Med Okta på plass kan alle i Data Respons samarbeide på Workplace from Meta

Data Respons Group ønsket å invitere hele organisasjonen til å ta i bruk Workplace from Meta etter god erfaring med verktøyet i Norge. Med tolv forskjellige selskaper på én Workplace-instans og med mange ulike løsninger for å administrere brukeridentiteter, var det nødvendig å tilrettelegge for en enkel og sikker pålogging, samt en robust løsning for identitetsstyringen. Okta ble av den grunn valgt som identitetsplattform for Data Respons.

Andreas Faltin
24. november 2020

21 lokasjoner i 7 land

Data Respons Group er et innovativt selskap med over 1500 spesialister som tilbyr R&D-ingeniørtjenester, programvare- og maskinvareutvikling. Hovedkontoret er på Høvik, og deres 20 andre kontorer og selskaper er lokalisert i Norge, Danmark, Sverige, Frankrike, UK, Tyskland og Taiwan. Les mer om Data Respons her.

Samarbeid på tvers av selskaper og land

Den norske delen av Data Respons var blant de første som implementerte samarbeids- og kommunikasjonsverktøyet Workplace from Meta i Norge. Selv om hvert av selskapene i Data Respons er individuelt til stede i sine markeder, deler de kompetanse på tvers og jobber sammen på felles prosjekter. Workplace er spesielt egnet for slike samarbeid utover organisatoriske og landegrenser.

Nødvendig med en robust løsning for identity management

I likhet med implementering av øvrige IT-verktøy, må IT-avdelingen ta stilling til identitetsstyringen ved anskaffelse av Workplace. Det er også avgjørende for brukeradopsjonen å knytte verktøyet til bedriftens eksisterende påloggingsløsning. Om ikke, kan det skape frustrasjon og gi en dårlig brukeropplevelse som igjen kan påvirke brukeradopsjonen negativt.

Med tolv forskjellige selskaper som deler én Workplace-instans og med mange ulike løsninger for å administrere brukeridentiteter, var det nødvendig med en robust løsning for identitetsstyringen. Kildene inkluderer lokale Microsoft Active Directory, Microsoft Office 365, Google GSuite og andre.

Løsningen måtte ha følgende funksjoner:

Hver gang en bruker opprettes eller legges til i en av kildene, må brukerkontoen klargjøres til Workplace uten ytterligere administrativ innsats. Det samme gjelder for å fjerne tilgang fra Workplace når en ansatt forlater organisasjonen.

Når de ansatte logger seg på sitt daglige arbeidsområde, skal de også få tilgang til Workplace uten ytterligere autentisering.

Autentiseringen bør være både enkel og sikker, samt inkludere en multifaktorautentisering.

Identitetsplattformen Okta håndterer alle krav relatert til identiteter, samt er enkel å implementere og vedlikeholde for administrering av flere kilder. Plattformen ble løsningen for Data Respons.

Workplace ♥ Okta

Hvert selskap i Data Respons med sin respektive bruker- og autentiseringskilde, ble koblet til Okta. Cloudworks håndterte koordineringen med hver IT-avdeling, avklarte spørsmål om personvern og sikkerhet, samt konfigurerte den tekniske integrasjonen for hvert selskap for både Okta og Workplace.

Prosessen for å onboarde et nytt selskap ble tilpasset størrelsen og behovene til hvert selskap. Det inkluderte vanligvis en kick-off med selskapets egen IT- og kommunikasjonsavdeling. Hver IT-avdeling forvalter sine egne brukere uten innsyn i de andre selskapene i gruppen. Cloudworks fortsetter å bistå med forvaltningen av løsningen.

Lisenspakken vi tilbyr som kombinerer Workplace og Okta kan du lese mer om her.

Styrket selskapets posisjon med Workplace from Meta

Det er nå lagt til rette for at hvert selskap har sitt eget område i Workplace for å kunne samarbeide internt i sitt selskap. I tillegg har de felles grupper for samarbeid mellom alle selskapene. Alle ansatte har fått en stemme, og kan utvikle nye forbindelser på tvers av land og selskaper. Data Respons har med dette også et verktøy for å bygge én felles kultur og identitet som er med på å styrke selskapets posisjon i markedet.

Med en desentralisert selskapsstruktur er det viktig for oss å ha en felles kommunikasjonsplattform som fungerer på tvers av alle mulige IT-systemer.

Samtidig har vi ufravikelige krav til både høy sikkerhet og lav brukerterskel. Workplace er i denne sammenhengen en god og anvendelig plattform, men det krever likevel ekspertise fra et miljø som Cloudworks for å få alt til å fungere sømløst og være sikkert som banken.

Sebastian Eidem, Chief Communication Officer i Data Respons Group