Videre beskriver vi overordnet noe av det som er viktig å planlegge i forkant av lansering, og som må jobbes aktivt med fortløpende for å sikre engasjement og full utnyttelse av verktøyet.
Innhold er avgjørende
Sentralt i innføringen av Workplace from Meta er de ansatte – og hvordan løsningen skaper verdi for hver enkelt. Workplace kommer i utgangspunkt uten innhold. Riktignok tilrettelegges Workplace ved å definere grupper og sørge for brukervennlig pålogging, men det er brukerne som skaper innholdet.
Uten innhold skaper ikke verktøyet verdi for de ansatte, og om de ansatte ikke benytter seg av det, vil det heller ikke skapes noe innhold. Det blir litt «catch 22». Prosjekter som begrenser seg til kun å invitere de ansatte lykkes derfor sjeldent.
Hva slags innhold?
Det er åpenbart at innholdet i løsningen er viktig for å fremme bruken, så hva slags innhold snakker vi om? For å finne svaret må vi forstå HVA som er bedriftens målsetting med innføringen. Det vil gi oss en idé om HVORDAN løsningen vil bli brukt; hvilken plass den skal ha i de ansattes kommunikasjons- og samhandlingsverktøykasse.
Eksempelvis om målsettingen med innføringen i en butikkjede er å gjøre den samlede fagkompetansen mer tilgjengelig for hele organisasjonen, så bør det legges opp til innhold som skaper interesse og synliggjør denne kompetansen på tvers av organisasjonen.
Nyttige bruksområder
Hvis butikkjeden inviterer til videomøter for produktdemonstrasjoner, gjennomført av kjedens egne eksperter, så vil dette skape interesse på tvers av kjeden. Først og fremst fordi temaet er konkret, relevant og frembragt i et appellerende format. Presentasjonene vil skape engasjement og i kjølvannet dra i gang fagpraten.
Engasjementet skapes altså gjennom tilrettelegging for konkret anvendelse, ikke fordi det ble opprettet en gruppe i Workplace. Andre bedrifter har kanskje andre målsettinger og sikkert andre utfordringer. Uansett gjelder det å finne de spesifikke bruksområdene som engasjerer de ansatte og som er hensiktsmessig for bedriften.
Engasjerende kommunikasjon
Kommunikasjon er et viktig fagområde innen endringsledelse. Det handler om å vekke nysgjerrighet og forståelse for endringene som kommer. En innføring av Workplace må engasjere hele organisasjonen.
I hvilke kanaler skal informasjonen komme ut, bare i de digitale, eller kan det være nyttig å henge opp plakater eller legge ut postkort i møterommene? Hvordan sikre at informasjonen faktisk når frem og blir lest? Hvordan nå mobile ansatte og de som ikke har e-post? Her finnes det mange praktiske problemstillinger som det bør planlegges for.
Working Out Load
Vi er fan av konseptet «Working Out Loud» av John Stepper, som han har beskrevet i boken med samme navn. Konseptet handler om atferd og hvordan organisasjoner kan utvikle sine ferdigheter innen samhandling. Ansatte som følger prinsippet vil gjennom sine bidrag i organisasjonen bygge relasjoner og etablere en gjensidig forståelse for faglig relevans. Fordelene er mindre behov for koordinering og for mange en bedre selvfølelse.
Bedriften adopterer ikke automatisk prinsippene bak konseptet, men Workplace legger veldig godt til rette for det. Her ligger mye av vår fascinasjon for Workplace: Å oppleve hvordan de ansatte i organisasjoner transformeres til å samhandle bedre, hvordan arbeidsklima bedres, kulturen utvikles og forsterkes, samt hvordan verktøyet bidrar til innovasjon ved hjelp av kompetansen til alle ansatte.
Cloudworks’ endringsledere
Våre erfarne endringsledere kjenner veldig godt til Workplace from Meta og hvilke muligheter plattformen gir. De har bistått mange tusen ansatte med å forbedre og effektivisere arbeidshverdagen sin. De har jobbet med private og offentlige organisasjoner, og med globale bedrifter med titusenvis av ansatte fra mange forskjellige kulturer.
I tillegg er Workplace et sentralt arbeidsverktøy i vår egen organisasjon, og benyttes aktivt både internt og opp mot kunder og samarbeidspartnere. Vi kaller det vår digitale kaffemaskin, og det kan du lese mer om her.
Cloudworks kan gi en hjelpende hånd gjennom bistand med planlegging av innføringen, og vi kan være en del av kundens organisasjon og utføre en stor del av jobben.
